Czym jest wirtualny adres i jakie są jego zalety?

Funkcjonujące firmy wymagają odpowiedniego zaplecza biurowego. Nie wszystkie jednak działalności potrzebują stale wykorzystywać tego typu przestrzeń. Niezbędny im jest wyłącznie adres oraz – od czasu do czasu – skorzystanie z lokali biurowych. Odpowiedzą na te specyficzne potrzeby są wirtualne adresy, zwane też wirtualnymi biurami.

Wirtualny adres / wirtualne biuro – co to jest?

Wirtualny adres (wirtualne biuro, e-biuro) to innowacyjne rozwiązanie polegające na wynajęciu adresu, skrzynki pocztowej oraz w razie potrzeby fizycznej przestrzeni przedsiębiorcom. Usługi te świadczą firmy, która posiadają lokale biurowe oraz profesjonalną kadrę wykonującą kompleksową obsługę interesów klienta (zarządzanie pocztą, obsługa klientów telefonicznie oraz osobiście i inne). W zależności od oferty danej firmy, klient może korzystać z biurka, przestrzeni biurowej czy nawet sal konferencyjnych, co musi być dobrze synchronizowane z innymi użytkownikami.

Dlaczego wirtualne biuro to dobre rozwiązanie? – Zalety posiadania wirtualnego adresu

Biura wirtualne wybierane są przez coraz większą ilość przedsiębiorców, co jest efektem wielu zalet z jakich korzysta się inwestując w tę usługę. Do największych atutów, jakie posiadają adresy wirtualne, zalicza się:

• Oszczędność – jest to główna zaleta posiadania wirtualnego biura. Wybierając tę opcję przedsiębiorca ponosi miesięczne koszty w wysokości od kilkudziesięciu do maksymalnie kilkuset złotych. Ostateczna cena uzależniona jest od wybranych usług. Decydując się nawet na najbardziej rozbudowany pakiet obciążenie jest minimalne. Eliminowane są więc koszty czynszu za lokal, opłat za media, rachunki, a także koszt wyposażenia biura, serwisu sprzętu oraz wynagrodzenia personelu biurowego. Dużym udogodnieniem jest także możliwość wpisania opłat za biuro wirtualne w koszty uzyskania przychodu, co umożliwia obniżenie podatku dochodowego. Prowadząc biuro w mieszkaniu nie ma możliwości korzystania z tej opcji.
• Profesjonalna obsługa – biura wirtualne to również gwarancja profesjonalnej obsługi biurowej prowadzonej przez wykwalifikowany personel. Pracownicy dbają o kontakt z klientem, zarządzają pocztą oraz opiekują się dokumentacją. Personel informuje klienta o każdej korespondencji, wysyła skany oraz w ustalonych terminach przesyła całość pocztą tradycyjną. Co więcej, firmy świadczące usługi wirtualnego adresu oferują jednocześnie outsourcing innych usług, takich jak na przykład obsługa księgowa.
• Atrakcyjna lokalizacja firmy – e-biuro skutecznie działa na prestiż firmy. Wirtualne adresy zwykle zlokalizowane są w wielkich ośrodkach biznesowych oraz w centrach miast, doskonale skomunikowanych z dworcami, lotniskami i arteriami, co pozytywnie wpływa na wizerunek firmy.
• Prestiżowy wizerunek firmy – przedsiębiorstwo zarejestrowane w biurze wirtualnym korzysta z działań promocyjnych firmy, takich jak umieszenie logo i informacji na temat działalności w obiekcie, w którym znajduje się biuro, a także na stronach internetowych i innych materiałach biznesowych. W takich miejscach dziennie przewija się duża ilość osób, dzięki czemu oferta firmy dociera do większej grupy odbiorców.
• Kontrole w biurze wirtualnym – korzystając z wirtualnego adresu wszystkie kontrole skarbowe prowadzone przez pracowników Urzędy Skarbowego prowadzone są na terenie biura. Kadra pracująca w biurze wirtualnym jest doświadczona i doskonale przygotowana na wypadek kontroli.

Wirtualny adres – rozwiązanie dla wielu branż

Biura wirtualne to usługa, która cieszy się coraz większą popularnością wśród przedsiębiorców. Wariant ten jest idealnym rozwiązaniem do prowadzenia działalności gospodarczej dla tych, którzy wymagają adresu fizycznego w celu rejestracji firmy, a ich usługi świadczone są niestacjonarnie. Wirtualny adres to perfekcyjny wariant dla osób wykonujących pracę zdalną, pracujących w terenie lub stale podróżujących. E-biuro wybierane jest przez rosnącą liczbę przedsiębiorców.

Jest to perfekcyjne rozwiązanie dla freelancerów oraz start-upów. Z adresów wirtualnych często korzystają także małe i średnie firmy, które chcą rozpocząć swoją działalność w nowych lokalizacjach oraz w dużych miastach. Wariant ten wybierany jest również przez zagraniczne korporacje wchodzące na obce rynki. Biura wirtualne wybierane są przez firmy rekrutacyjne, szkoleniowe, kancelarie prawne i podatkowe oraz agencje marketingowe. Z e-biur szeroko korzysta także rynek e-commerce (sklepy internetowe).

Niejednokrotnie biura wirtualne budziły wątpliwości prawne, to jest co do legalności korzystania z tego rodzaju rozwiązań dla firm. Biura wirtualne są w pełni legalne. Istotne jest, by firma oferująca usługi, jeżeli nie jest właścicielem wynajmowanych lokali, posiadała zgodę ich rzeczywistego właściciela na wykonywanie podnajmu przestrzeni na rzecz osób trzecich. Wirtualny adres jest odpowiedzią na dynamiczny rozwój rynku i potrzeby współczesnych przedsiębiorców, którym ułatwia on prowadzenie działalności gospodarczej.