Kiedy zgłosić się jako czynny podatnik VAT?

Konieczność rejestracji jako czynny podatnik VAT jest kwestią, która niejednokrotnie odstrasza od rozpoczęcia własnej działalności gospodarczej wielu potencjalnych biznesmenów. Warto jednak mieć na uwadze, że zgodnie z aktualnie obowiązującymi regulacjami prawnymi nie każdy przedsiębiorca musi być zarejestrowanym podatnikiem VAT. Ponadto samo zgłoszenie do VAT nie jest aż tak skomplikowane, jak się na pierwszy rzut oka wydaje. Jak zatem obowiązek rejestracji do VAT wygląda w praktyce?

Kogo dotyczy obowiązek rejestracji jako podatnik VAT?

Zarejestrować się jako czynny podatnik VAT musi każdy przedsiębiorca, którego wartość sprzedaży w poprzednim roku przekroczyła kwotę 200 tysięcy złotych. Do kwoty tej nie są wliczane:

• kwota podatku,
• dostaw towarów i świadczonych usług wymienionych w art. 113 ust.

Wyjątkiem jest wykonywanie przez przedsiębiorcę wyłącznie czynności wymienionych w art. 43 ust. 1 Ustawy o VAT – w takim przypadku niezależnie od wartości sprzedaży jest on zwolniony z obowiązku rejestracji jako VAT-owiec. Jest to zwolnienie przedmiotowe.

Bezwzględny obowiązek rejestracji niezależnie od wartości sprzedaży dotyczy także:

• dostarczania towarów wymienionych w załączniku nr 12 do Ustawy o VAT,
• dostarczania towarów opodatkowanych podatkiem akcyzowym z wyjątkiem energii elektrycznej, wyrobów tytoniowych, nowych środków transportu, samochodów osobowych innych niż nowe środki transportu zaliczanych do środków trwałych podlegających amortyzacji, budynków, budowli lub ich części w przypadkach określonych w art. 43 Ustawy o VAT i terenów budowlanych,
• świadczenia usług prawniczych, jubilerskich lub w zakresie doradztwa (z wyłączeniem doradztwa rolniczego związanego z uprawą i hodowlą roślin oraz chowem i hodowlą zwierząt oraz doradztwa związanego ze sporządzaniem planu zagospodarowania i modernizacji gospodarstwa rolnego),
• przedsiębiorstw, które nie posiadają siedziby działalności gospodarczej w Polsce.

Zwolnienie podmiotowe i jego wyjątki

Podmiotowe zwolnienie z VAT polega na braku konieczności rejestracji do VAT, o ile w danym roku podatkowym obrót przedsiębiorcy nie przekroczył 200 tysięcy złotych. Co istotne, ze zwolnienia podmiotowego może skorzystać niemal każdy przedsiębiorca. Ma to szczególne znaczenie dla tych, którzy dopiero rozpoczynają działalność gospodarczą, a VAT stanowiłby dla nich istotne obciążenie z uwagi na konieczność terminowego rozliczania podatku. Niejednokrotnie konieczność uregulowania należnego podatku wobec fiskusa znacząco wpływa na płynność finansową przedsiębiorcy.

Należy zauważyć, że nie w każdym przypadku zwolnienie podmiotowe z VAT jest możliwe do zastosowania nawet przy obrocie rocznym znacznie poniżej 200 tysięcy zł. Zgodnie z regulacjami prawnymi zawartymi w Ustawie o podatku od towarów i usług (ustawy o VAT) podmiotowego zwolnienia nie można zastosować w następujących przypadkach:

1. Dokonywanie dostaw:

• towarów znajdujących się na liście stanowiącej załącznik nr 12 do Ustawy o VAT,
• towarów opodatkowanych podatkiem akcyzowym (za wyjątkiem energii elektrycznej, wyrobów tytoniowych i samochodów osobowych),
• terenów budowlanych,
• nowych środków transportu,
• budynków, budowli lub ich części (w przypadkach określonych w art. 43 ust. 1 pkt 10 lit. a i b Ustawy o VAT).

2. Świadczenie usług:

• prawniczych
• jubilerskich,
• w zakresie doradztwa (za wyjątkiem doradztwa rolniczego związanego z uprawą i hodowlą roślin oraz chowem i hodowlą zwierząt, a także doradztwa związanego ze sporządzaniem planu zagospodarowania i modernizacji gospodarstwa rolnego).

3. Brak siedziby działalności gospodarczej w Polsce.

Jak wygląda procedura rejestracji VAT?

Zgłoszenie podatnika VAT jest bardzo proste, ponieważ polega na złożeniu druku VAT-R we właściwym urzędzie skarbowym. Właściwy urząd określić można w następujący sposób:

• osoby prawne oraz jednostki organizacyjne nie posiadające osobowości prawnej składają zgłoszenie do urzędu skarbowego właściwego dla swojej siedziby,
• osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą składają zgłoszenie do urzędu skarbowego właściwego dla swego miejsca zamieszkania,
• podmioty nie mające w Polsce siedziby, ale posiadające stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej składają zgłoszenie do urzędu skarbowego właściwego dla swego miejsca prowadzenia działalności,
• podmioty nie mające w Polsce ani siedziby, ani stałego miejsca prowadzenia działalności składają zgłoszenie do Drugiego Urzędu Skarbowego Warszawa-Śródmieście.

Co istotne, każdy podmiot prowadzący działalność gospodarczą i mający obowiązek rejestracji jako podatnik VAT musi to zrobić przed dokonaniem pierwszej czynności podlegającej opodatkowaniu. Co do zasady taką czynnością jest wystawienie faktury.

Pierwszym krokiem rejestracji jako podatnik VAT jest zatem złożenie zgłoszenia rejestracyjnego na formularzu VAT-R. Można je złożyć osobiście albo wysłać pocztą, a posiadacze kwalifikowanego podpisu elektronicznego mogą również skorzystać z platformy e-Deklaracje.

Ważne jest, by zgłoszenie złożyć w odpowiednim terminie, czyli:

• przed dniem, w którym nastąpiła pierwsza opodatkowana podatkiem VAT sprzedaż towaru albo usługi,
• przed dniem, w którym z uwagi na przekroczenie limitu obrotu rocznego następuje utrata prawa do zwolnienia z rejestracji jako czynny podatnik VAT,
• przed początkiem miesiąca, w którym dany podmiot rezygnuje ze zwolnienia podmiotowego albo zwolnienia przysługującego rolnikowi ryczałtowemu.

Po weryfikacji zgłoszenia i ewentualnym uzupełnieniu braków (na żądanie urzędu skarbowego) podatnik jest rejestrowany jako czynny podatnik VAT. Dzieje się to nie wcześniej niż w dniu, w którym został złożony formularz VAT-R. Istotne jest, że choć sama rejestracja jest bezpłatna, to pisemne potwierdzenie rejestracji obciążone jest kosztem w wysokości 170 zł. Ta kwota musi zostać wpłacona na konto urzędu miasta (albo gminy czy dzielnicy), na terenie którego znajduje się właściwy dla danego podmiotu urząd skarbowy.