Kaizen jako filozofia zarządzania

To, jak firma radzi sobie na rynku, zależy od wielu czynników. Specyfika branży, konkurencja, środowisko – to wszystko ma ogromne znaczenie. Kluczowy z perspektywy efektywności jest jednak sposób zarządzania, jaki wybierze organizacja. Co zrobić, aby zapewnić jej dynamiczny rozwój? Droga rewolucyjnych innowacji to nie zawsze najlepszy kierunek. W trosce o harmonijne i skuteczne wprowadzanie zmian i podnoszenie jakości funkcjonowania firmy, warto przyjrzeć się, jak robią to Japończycy. Zobacz, na czym polega metoda Kaizen i jak wdrożyć ją w swoim przedsiębiorstwie.

Początki Kaizen przypadają mniej więcej na okres tuż po zakończeniu II wojny światowej. Wówczas japońska gospodarka musiała się odbudować po przegranej i potrzebny jej był impuls do zmiany. Jak pokazała historia, przyjęta wówczas przez wiele firm – zwłaszcza z branży motoryzacyjnej – nowa filozofia zarządzania doprowadziła do prawdziwego boomu gospodarczego.  Mowa oczywiście o Kaizen, która i na Zachodzie zatacza coraz szersze kręgi popularności, już od lat 80-tych.

Na czym polega siła Kaizen? Jakie założenia leżą u podstaw tej filozofii działania? Jak wygląda jej wdrażanie w praktyce biznesowej?

Czym jest metoda Kaizen?

Sama nazwa „Kaizen” oznacza w luźnym tłumaczeniu na polski „dobrą zmianę”. I rzeczywiście, istotą tej filozofii zarządzania, tkwi w sposobie podejścia do wprowadzania zmian w organizacji. Nie jest niczym odkrywczym stwierdzenie, że firma, która się nie rozwija i stoi w miejscu, de facto się cofa. Rodzi się więc pytanie nie „czy” wprowadzać zmiany, ale „jak” to robić. W krajach Zachodu, a więc w Europie czy Stanach Zjednoczonych, wiele organizacji dokonuje tego metodą gwałtownych rewolucji. Schemat wygląda następująco:

• kierownictwo firmy lub eksperci przygotowują strategię reorganizacji – taką, która zupełnie rewolucjonizuje sposób działania firmy,
• zmiany są ogłaszane pracownikom niższego szczebla,
• od całego zespołu oczekuje się szybkiej adaptacji do nowych zasad.

Jakie są rezultaty?

Zazwyczaj zgoła odmienne od oczekiwań.

Dzieje się tak dlatego, że przystosowanie się do gwałtownych zmian – zwłaszcza takich, które zostały narzucone z góry – jest bardzo trudne. Wymaga czasu i jest zazwyczaj „drogą przez mękę”. A gdyby do zmiany podejść inaczej i szaloną rewolucję zastąpić stopniową, powolną ewolucją, która odbywa się przy aktywnym udziale całego zespołu? Gdyby przy opracowaniu planu zmian wziąć pod uwagę zdanie wszystkich pracowników, naprawdę wsłuchując się w to, co mają do powiedzenia? Gdyby zamiast odrzucać wszystko, co stare i zastąpić je nowym, dokonać drobnych poprawek w obszarach, które naprawdę tego wymagają? Gdyby nastawić się na długofalową realizację planu zmian? Takie łagodne przejście ma znacznie większą szansę powodzenia. I tak wygląda zarządzanie zmianą w Japonii – to istota filozofii Kaizen.

Wdrażanie Kaizen – czemu udział pracowników jest tak ważny?

W zarządzaniu z wykorzystaniem metody Kaizen zaangażowanie całego zespołu w proces przygotowywania zmian (a nie tylko kierownictwa) jest kluczowy. Dlaczego? Z jednej strony to kwestia specyfiki kultury azjatyckiej, w której dobro wspólne jest ważniejsze niż indywidualizm. To jednak nie wszystko. Rozmawiając z pracownikami każdego szczebla o tym, jak usprawnić działanie firmy i dając im szansę na wyrażenie szczerej opinii, firma:

• sprawia, że każdy członek zespołu czuje się ważny – co przekłada się na wyższy poziom identyfikacji z organizacją, a w konsekwencji na zaangażowanie,
• lepiej rozumie potrzeby pracowników i ich problemy, co pozwala jej eliminować przeszkody obniżające efektywność działania,
• zyskuje pełniejszy obraz sytuacji – czasem perspektywa oglądu przyjmowana przez zarząd jest przecież zupełnie inna niż ta pracowników, a przede wszystkim zmiany są dokonywane na podstawie wiedzy praktycznej, a nie tylko szacunków i teorii,
• buduje wzajemne poczucie szacunku między pracownikami wyższego i niższego stopnia, tworząc przyjazne i otwarte środowisko – w takiej atmosferze pracuje się po prostu lepiej.

Kaizen w praktyce – przykłady budowania zaangażowania zespołu

Wdrażanie Kaizen warto rozpocząć właśnie od elementu związanego z integracją pracowników i zachęcenia ich do proaktywnego udziału w podnoszeniu jakości funkcjonowania organizacji. Jak? Najczęściej stosowane są dwie techniki. Pierwszą jest Hoshin Kanri, a więc uzgadnianie polityki firmy z pracownikami niższych szczebli. Podstawą jest oczywiście rozmowa – zarówno na większych zebraniach, jak i w małych zespołach (np. w poszczególnych działach) oraz realne wsłuchiwanie się w zdanie wszystkich. Druga to system sugestii. Chodzi o zachęcanie pracowników do zgłaszania uwag oraz pomysłów na zmiany. Jak zmotywować do tego członków zespołu? Przede wszystkim, biorąc pod rozwagę na poważnie każdą sugestię, nie krytykując jej z góry. Po drugie zaś – nagradzając tę formę zaangażowania (niech znajdzie przełożenie np. na nagrody motywacyjne).

Zobacz również: https://biznesifinanse24.pl/jezyki-obce-w-biznesie/

W Kaizen liczy się jakość

Budowanie zaangażowania zespołu jest tylko jednym z elementów zarządzania w duchu Kaizen. Kolejnym jest pracowanie nad ciągłym usprawnianiem działania organizacji. Aby uzyskać taki efekt, konieczne jest m.in.:

• wyeliminowanie nieergonomicznej pracy (Muri) – a więc wszystkich czynników, które spowalniają pracownika (np. niepotrzebnego kucania, wielokrotnego przenoszenia dokumentów z pokoju do pokoju itp.),
• standaryzacja działań (Mura) – wprowadzenie jasnych, powtarzalnych i precyzyjnych procedur, wyraźnych oznaczeń i rzetelnej organizacji przestrzeni pracy,
• odrzucenie wszystkiego, co nie przynosi wartości dodanej (Muda) – a więc minimalizacja strat (czasu, przestrzeni, siły pracowniczej) itp.

Pomagają w tym m.in. technika 5S oraz 5 why.

Wdrożenie Kaizen – jak to zrobić?

Wdrożenie metody Kaizen zazwyczaj wymaga sporo czasu (chyba że mowa o absolutnych podstawach, a więc Quick Kaizen), a przede wszystkim dobrego planu. Warto więc skorzystać z pomocy specjalistów, którzy krok po kroku przygotują firmę do ewolucji, która przełoży się na wyraźne zyski w długofalowej perspektywie.