Jak zaplanować i zorganizować perfekcyjną konferencję?

Organizowanie konferencji jest zadaniem, które wymaga umiejętności przewidywania, negocjacji, planowania, ogromnej logistyki i odporności na stresujące sytuacje. Aby konferencja uzyskała miano prestiżowej i zakończyła się sukcesem, do pracy należy zaangażować osoby z dużą wiedzą, doświadczeniem i umiejętnością radzenia sobie w sytuacjach niecodziennych. Nie dziwi więc popularność firm, które organizacją konferencji zajmują się krok po kroku. Warto jednak poznać najważniejsze zasady organizacji konferencji, które przyczynić się mogą do sukcesu i zadowolenia wszystkich jej uczestników oraz pozwolą uniknąć najpoważniejszych i często bardzo kosztownych błędów.

Tematyka konferencji, miejsce i liczba uczestników

Pierwsze pytanie, jakie trzeba sobie zadać, zanim zorganizujemy konferencję to “po co”? Cel, odbiorca, termin i miejsce są początkiem całego procesu podejmowania decyzji. Ciekawa tematyka i dobór uczestników, którzy są nią zainteresowani, wpływa na ostateczny sukces lub niepowodzenie. Warto też tematykę wydarzenia dobrze połączyć z miejscem, w którym odbywać się będzie spotkanie.

Sala konferencyjna lub cały kompleks sal musi spełniać wymogi dotyczące powierzchni, wyposażenia, dobrego dojazdu, czasami także dawać możliwość przenocowania gości. Tutaj też często w plany ingeruje stan konta.

Budżet na organizację konferencji

Zasobność portfela bardzo często modyfikuje życiowe plany. Nie inaczej jest w przypadku planowania ważnego wydarzenia naukowego, kulturalnego czy marketingowego. Od ilości środków pieniężnych zależeć będzie, czy uda się wynająć dużą salę, zaprosić wartościowych i znanych prelegentów, czy będzie można ugościć uczestników w luksusowych warunkach i uraczyć ich znakomitym posiłkiem. Planując budżet wstępny, warto uwzględnić w nim 10% na nieprzewidziane wydatki oraz zastanowić się, które koszty będą mogli ponieść sami uczestnicy, a które trzeba zagwarantować.

Organizacja konferencji krok po kroku – planer

Żadna konferencja nie może obejść się bez osób, które dokładnie rozpisały jej scenariusz. I nie chodzi tylko o liczbę prelegentów, gości, harmonogram wystąpienia, datę i miejsce, ale o bardzo wiele działań niezbędnych na długo przed dniem, w którym dojdzie do spotkania. Trzeba stworzyć tygodniowy harmonogram prac razem z ostatecznymi terminami ich zakończenia. Harmonogram powinien uwzględniać opracowanie tematyki wystąpień, druku i wysyłki zaproszeń, produkcji materiałów informacyjnych.

Przyda się też lista osób, które mogą wystąpić jako prelegenci lub być żywo zainteresowani tematem spotkań. Przydział zadań jest również bardzo ważny. Każda osoba pracująca przy organizacji konferencji musi znać swoje obowiązki i być z ich wykonania skrupulatnie rozliczana.

Wybór lokalizacji

Wybór sali konferencyjnej, całego centrum lub budynku powinien być podyktowany prestiżem, wyglądem, ale także jakością obsługi, wyposażeniem, powierzchnią. Nie bez znaczenia jest dojazd komunikacją miejską, samochodem, pociągiem, a nawet samolotem. Goście muszą mieć także miejsce, by zaparkować swoje samochody. Liczy się przestronność wnętrz lub możliwość przesuwania ścian, wyposażenie sal w stoły, krzesła, rzutniki i inne urządzenia multimedialne, odpowiednie nagłośnienie.

Olbrzymie znaczenie ma klimatyzacja oraz możliwość zaciemnienia sali, zwłaszcza wiosną i latem. Warto sprawdzić, czy za nowoczesny sprzęt należy dopłacić, czy jest on wpisany w ogólny koszt wynajęcia sali. Ponieważ na konferencjach trzeba zadbać o wygodę i dobrą atmosferę, musi znaleźć się miejsce do relaksu oraz do spożycia smacznego posiłku oraz, w przypadku konferencji dłuższych niż kilka godzin, możliwość wynajęcia pokoju w tym samym budynku lub w pobliżu.

Drobiazgowość sprzyja sukcesom

Sam plan przygotowań i imprezy to za mało, trzeba jeszcze nad nim czuwać i sprawdzać, czy prace posuwają się naprzód, materiały są bezbłędne, zaliczki wpłacone, czy każdy z prelegentów potwierdził swoją obecność w wyznaczonych godzinach. Im więcej sprawdzimy przed konferencją, tym mniej niespodzianek zaskoczy nas w jej trakcie.

Warto też opracować plan B na wypadek choroby prelegenta, czy niewywiązania się z umowy któregoś z dostawców lub współpracowników. Na dzień przed konferencją wszystko powinno być gotowe. Dobrze mieć też pod bokiem osobę, której można w pełni zaufać i która także jest w stanie zauważyć wszelkie niedociągnięcia. Konstruktywny krytyk może pomóc w uniknięciu wielu błędów.

Opinia po konferencji

Nawet najlepiej przygotowana konferencja może spotkać się z kilkoma głosami krytycznymi ze strony uczestników. Warto także je poznać, by w przyszłości unikać tych samych błędów. Uczestnicy konferencji powinni mieć okazję do wypełnienia anonimowej ankiety rozdawanej pod sam koniec spotkania. Warto spytać o to, jak oceniają prelegentów, czy są zadowoleni warunków: miejsca, dojazdu, cateringu i noclegu. Takie ankiety wprost wskażą, jak zaplanować konferencję w przyszłości.

Profesjonalna organizacja szkoleń i konferencji

Na rynku działają także firmy takie jak eXPRESJA, które profesjonalnie zajmują się organizacją eventów, konferencji naukowych czy szkoleń. Powierzenie zadania zawodowcom może okazać się najlepszym rozwiązaniem, które pozwoli na prawidłowe określenie budżetu, wynegocjowanie lepszych cen za wynajem sali i obsługę.

Podwykonawcy działają często w porozumieniu ze sprawdzonymi centrami i salami konferencyjnymi, wielokrotnie korzystali z usług firm cateringowych, wezmą na siebie odpowiedzialność za powodzenia wydarzenia i ściśle współpracują z firmą, która zleca przygotowanie konferencji. Często osoby pracujące w tak wyspecjalizowanych branżach, doradzają, proponują kreatywne rozwiązania i zapewniają wysoki poziom usług tym klientom, którzy nie wiedzą, jak zorganizować konferencję naukową, biznesową lub kulturalną.