Limit płatności poprzez kasę gotówkową a koszty podatkowe

Dla wielu przedsiębiorców sporym zaskoczeniem były zmiany, jakie wprowadzono w życie z 1 stycznia 2017 w zakresie możliwości stosowania faktur gotówkowych dla transakcji pomiędzy firmami. Doszło bowiem nie tylko do znaczącego ograniczenia limitu wartości transakcji, za które można zapłacić gotówką, ale także wprowadzono poważne sankcje podatkowe dla tych przedsiębiorców, którzy nie będą aktualnych regulacji prawnych przestrzegać.

Limity na płatności gotówkowe przed a po 2017 roku

Do końca 2016 roku transakcje gotówkowe pomiędzy przedsiębiorcami przebiegały na zasadach określonych w Ustawie z dnia 2 lipca 2004 o swobodzie działalności gospodarczej. Dokonanie albo przyjęcie płatności związanej z wykonywaną działalnością gospodarczą każdorazowo wymagało wykorzystania rachunku bankowego przedsiębiorcy, jeżeli jednocześnie spełnione były poniższe warunki:

• stroną transakcji był przedsiębiorca,
• jednorazowa wartość danej transakcji niezależnie od liczby płatności z niej wynikających przekraczała równowartość 15 000 euro (tyle wynosił limit transakcji gotówkowych do końca 2016 roku).

Co istotne wartość transakcji przeliczana była na złotówki według średniego kursu walut obcych, ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski ostatniego dnia miesiąca poprzedzającego miesiąc, w którym dana transakcja została dokonana. Jeżeli przedsiębiorca należał do spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej (był jej członkiem), mógł realizować płatność za pośrednictwem posiadanego w tej kasie rachunku. Było to jedyne odstępstwo od konieczności korzystania z konta bankowego.

Limit transakcji gotówkowych w 2017 roku uległ zmianie wraz z nowelizacją Ustawy o podatku dochodowym oraz Ustawy o swobodzie działalności gospodarczej. Z dniem 1 stycznia 2017 limit płatności gotówkowych został obniżony do 15 000 złotych, modyfikacji uległy również inne istotne zapisy wspomnianych ustaw. Obecnie dokonanie lub przyjęcie płatności związanej z wykonywaną działalnością gospodarczą następuje za pośrednictwem rachunku płatniczego przedsiębiorcy, jeśli spełnione są łącznie następujące warunki:

• stroną transakcji jest inny przedsiębiorca,
• jednorazowa wartość transakcji niezależnie od liczby wynikających z niej płatności przekracza równowartość 15 000 złotych brutto (obecny maksymalny limit obrotu gotówkowego).

Ważną zmianą jest sposób przeliczania wartości transakcji dokonanej w walucie obcej – od 1 stycznia 2017 roku stosowany jest średni kurs walut obcych ogłaszany przez Narodowy Bank Polski w ostatnim dniu roboczym poprzedzającym dzień dokonania danej transakcji.

Wydatki powyżej 15 tysięcy złotych opłacone gotówką nie są kosztem podatkowym

Kolejną bardzo istotną zmianą w regulacjach prawnych dotyczących kosztów podatkowych jest fakt, że wszyscy przedsiębiorcy prowadzący pozarolniczą działalność gospodarczą nie mogą od 1 stycznia 2017 roku zaliczać w poczet kosztów uzyskania przychodu części wydatków poniesionych w przypadku transakcji na kwotę wyższą od 15 tysięcy złotych. Dokładniej rzecz biorąc mowa o tej części kwoty, która została uregulowana za pomocą gotówki.

W praktyce oznacza to, że kosztem podatkowym w przypadku transakcji na kwoty przekraczające bieżący limit obrotu gotówkowego (15 tys. zł) nie jest obecnie:

• cała płatność na kwotę powyżej 15 tys. zł, jeśli została uregulowana gotówką (płatność gotówką do kwoty 15 000 zł stanowi koszt podatkowy),
• nabycie lub wytworzenie środków trwałych lub wartości niematerialnych i prawnych w przypadku opłacenia gotówką.

Jeżeli płatność nastąpiła po zmianie formy opodatkowania na zryczałtowaną albo płatność następuje po zlikwidowaniu pozarolniczej działalności, to wydatki powyżej 15 tys. zł opłacone gotówką także nie będą kosztem podatkowym. Jak więc widać koszty prowadzenia działalności gospodarczej mogą znacząco wzrosnąć w przypadku niestosowania się do bieżących regulacji prawnych w zakresie transakcji gotówkowych pomiędzy przedsiębiorcami.

Rodzaje płatności objętych limitem transakcji gotówkowych

Poniżej wyszczególniamy rodzaje płatności, w odniesieniu do których mają zastosowanie bieżące regulacje prawne dotyczące limitu transakcji gotówkowych. Limit obowiązuje każdorazowo, gdy:

• przedsiębiorca nabywa towary lub usługi w okresie zawieszenia działalności oraz przyjmuje należności pod warunkiem, że zapłata następuje w związku z działalnością gospodarczą;
• zawierane są transakcje pomiędzy spółkami kapitałowymi w organizacji, ponieważ spółki z o.o. i spółki akcyjne w organizacji są ułomnymi osobami prawnymi będącymi przedsiębiorcami niewpisanymi do KRS;
• przedsiębiorca dokonuje płatności u kuriera za pobraniem za dostarczony towar. W sytuacji, gdy wartość dostawy pomiędzy przedsiębiorcami przekracza ustawowy limit, płatność musi być dokonana bezgotówkowo, np. kartą płatniczą. Co istotne, firma kurierska po otrzymaniu zapłaty (niezależnie od tego, w jakiej formie) przelewa środki na rachunek bankowy sprzedającego;
• dochodzi do płatności mieszanej. W każdym przypadku, gdy wartość transakcji przekracza limit 15 000 zł, cała kwota musi być zapłacona w formie bezgotówkowej. Zabronione jest dzielenie płatności tak, by część zapłacić w gotówce, a część bezgotówkowo;
• następuje wpłata gotówki na rachunek bankowy kontrahenta albo płatność przekazem pocztowym, ponieważ jest to niezgodne z przepisami, które dokładnie określają, iż wpłata gotówki na rachunek bankowy czy wykonanie przelewu pocztowego nie jest płatnością bezgotówkową (do ich realizacji nie jest wykorzystywany rachunek płatniczy przedsiębiorcy wpłacającego kwotę przekraczającą limit gotówkowy);
• mamy do czynienia z płatnościami ratalnymi – z uwagi na fakt, że wszystkie raty dotyczą jednego zakupu (a zatem stanowią jedną transakcję rozciągniętą w czasie), każdorazowo muszą być dokonywane z zastosowaniem limitu gotówkowego dla kwot przekraczających 15 000 złotych;
• dochodzi do częściowego potrącenia – jeżeli dokonywana jest płatność pozostała po częściowym potrąceniu, limit gotówkowy jest stosowany pod warunkiem, że wartość wierzytelności go przekracza (o zastosowaniu limitu decyduje całkowita wartość wierzytelności, nie kwota potrącenia);
• wpłacane są zaliczki, ponieważ ogólną zasadą w tym przypadku jest zaliczanie wartości zaliczki na poczet późniejszej płatności. Dlatego do wszystkich zaliczek stosowany jest limit transakcji gotówkowych;
• mamy do czynienia z zaliczkami i płatnościami ratalnymi z klauzulą waloryzacyjną. Limit gotówkowy stosowany jest zawsze wtedy, gdy w chwili dokonywania pierwszej płatności częściowej strona transakcji zdaje sobie sprawę z tego, że całkowita wartość transakcji przekroczy dopuszczalny limit. W takiej sytuacji pierwsza wpłata oraz wszystkie następne powinny być dokonane bezgotówkowo nawet wtedy, gdy ostatecznie okaże się, iż wartość transakcji w wyniku zmian wartości towarów w czasie uległa obniżeniu do poziomu poniżej dopuszczalnego limitu płatności gotówkowych. Analogicznie, jeśli strona w momencie dokonywania pierwszej płatności częściowej wie, że całkowita wartość transakcji nie przekroczy limitu, może dokonać tej wpłaty oraz wpłat następnych w gotówce. Jeśli jednak całkowita wartość transakcji w którymś momencie przekroczy dopuszczalny limit, to od chwili przekroczenia każda wpłata musi być dokonywana bezgotówkowo.